Lưu hồ sơ là công tác thường xuyên tại các doanh nghiệp, công ty tại Việt Nam. Đây là công việc cần thiết đảm bảo hoạt động của công ty một cách thuận lợi và chất lượng nhất. Nếu bạn chưa nắm được cách quản lý cũng như lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp thì hãy đọc ngay bài viết sau đây.

Lựa chọn tủ lưu trữ hồ sơ phù hợp

Theo thời gian số lượng hồ sơ cần lưu trữ của các công ty sẽ tăng lên nhanh chóng, với các công ty lớn thì khối lượng hồ sơ sẽ càng nhiều. Vì thế, để quản quản hồ sơ một cách khoa học, bạn hãy lựa chọn cho mình một chiếc tủ để lưu trữ sao cho phù hợp. Kinh nghiệm lựa chọn tủ hồ sơ thường là:

– Chọn tủ nhiều ngăn để chứa nhiều loại hồ sơ khác nhau. Mỗi loại hồ sơ cũng sẽ có những kích thước khác nhau, một chiếc tủ nhiều ngăn và đa dạng kích thước chính là sự lựa chọn hoàn hảo cho bạn. Bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý hồ sơ, hãy  dán giấy bên ngoài từng ngăn để dễ dàng phân biệt và tìm chính xác tài liệu cần thiết.

– Chọn tủ treo tường thay vì các tủ thông thường chiếm nhiều diện tích.Các tủ treo tường này sẽ giúp bạn thuận tiện hơn trong việc lưu trữ hồ sơ và tiết kiệm được phần lớn không gian văn phòng làm việc.

Phân loại hồ sơ lưu trữ

Thông thường một công ty sẽ có rất nhiều loại hồ sơ lưu trữ. Để việc lưu trữ được khoa học và thuận tiện, bạn không được để lẫn chúng với nhau vì rất dễ gây thất lạc giấy tờ và khó khăn trong quá trình tìm kiếm tài liệu. Do đó, bạn nên phân loại hồ sơ sao cho khoa học nhất theo những cách sau:

– Phân loại theo chủ đề khác nhau. Việc này sẽ khiến cho việc lưu trữ hồ sơ được thuận lợi và việc tìm kiếm được dễ dàng nhất. Bạn hãy phân chia hồ sơ thành nhiều chủ đề khác nhau như hồ sơ báo cáo, hồ sơ kế hoạch,  hồ sơ quảng cáo, hồ sơ báo cáo,…

>> Xem thêm: Những đặc điểm của văn phòng ảo quận Bình Thạnh

– Phân loại theo cụm tạo sự thuận tiện. Việc phân hồ sơ thành chủ đề sẽ gây khó tìm nếu bạn không chia chúng thành từng cụm nhỏ. Hãy chia hồ sơ theo mỗi quý thành một cụm khác nhau. Mỗi loại hồ sơ hãy chia nhỏ thành 4 cụm khác nhau. Nếu chỉ phân theo chủ đề thôi thì cũng chưa thật sự thuận tiện đâu. Bạn nên tiếp tục chia nhỏ thêm từng cụm chẳng hạn như mỗi quý là một cụm khác nhau.

– Phân loại theo nhóm nhỏ để dễ dàng lưu trữ. Sau khi phân chia tài liệu thành các cụm, bạn hãy tiếp tục chia nhỏ các cụm này thành từng nhóm nhỏ hơn. Lưu ý phân chia sao cho các nhóm có liên quan chặt chẽ đến nhau.

Cách sắp xếp hồ sơ lưu trữ

Sau khi phân loại, hãy sắp xếp luu ho so http://www.luuhoso.com/ sao cho thuận lợi nhất cho việc tìm kiếm. Để dễ dàng tìm tài liệu, mỗi file hồ sơ bạn hãy đặt tên riêng cho chúng và ghi chú bên ngoài. Sau đó, hãy đặt hồ sơ lên kệ dựa theo trình tự thời gian hay theo tính chất của hồ sơ sao cho khoa học nhất.

Lập danh mục lưu trữ hồ sơ

Thông qua danh mục này, bạn có thể sắp xếp cũng như tìm kiếm hồ sơ nhanh chóng và thuận tiện nhất. Việc lập danh mục hồ sơ là việc làm cần thiết. Khi cần tìm kiếm hồ sơ, tài liệu bạn sẽ chỉ cần thông qua các thao tác đơn giản trên máy tính là sẽ nắm được bộ hồ sơ đó đang ở ngăn số mấy của tủ tài liệu nào.

Việc bổ sung những bộ tài liệu với cũng rất nhanh chóng. Hãy thường xuyên cập nhật tài liệu mới ngay vào danh mục để tránh nhầm lẫn, sai sót.

Trên đây là những chia sẻ về cách lưu hồ sơ hiệu quả bạn có thể áp dụng. Khi có nhu cầu thuê kho lưu trữ để lưu tài liệu một cách khoa học và dễ dàng nhất, bạn có thể liên hệ ngay Vinamoves để được tư vấn hỗ trợ.

Bạn đang xem tại Phapluat24h